Juhend hulgimüüjatele ravimite käitlemisealase aruande esitamiseks  

6. jaanuar 12 print

Kõik ravimite hulgimüügi tegevusluba omavad ettevõtted peavad esitama Ravimiametile kvartaalselt aruandeid oma ravimite käitlemisealase tegevuse kohta.

Miks tuleb esitada?

Sotsiaalministri määrus on kehtestatud vastavalt ravimiseaduse (RT I, 06.01.2005, 2, 4) § 26 lõike 9 punktile 1 “sotsiaalminister kehtestab määrusega ravimite hulgimüügi tingimused ja korra, sealhulgas nõuded ruumidele, sisseseadele, tehnilisele varustusele, personalile, arvestusele ja aruandlusele ning töökorraldusele.”

Vastavalt sotsiaalministri 17.02.2005 a. määruse nr 27 “Ravimite hulgimüügi tingimused ja kord” § 15 lg 1 peab hulgimüügi tegevusloa omaja esitama Ravimiametile kõigi oma hulgimüügiettevõtete koondaruande eelneva ajaperioodi jooksul hangitud, väljastatud ja laos olevate ravimite kohta.

Millal tuleb esitada?

Hulgimüügi tegevusloa omaja peab ravimite kvartaliaruande esitama:
1) I kvartali aruanne 15. aprilliks (aruandlusperiood 1. jaanuar – 31. märts);
2) II kvartali aruanne 15. juuliks (aruandlusperiood 1. aprill – 30. juuni);
3) III kvartali aruanne 15. oktoobriks (aruandlusperiood 1. juuli – 30. september);
4) IV kvartali aruanne 15. jaanuariks (aruandlusperiood 1. oktoober – 31. detsember).

Kuidas ja kuhu tuleb aruanne esitada?

Aruande esitamiseks on 2 võimalust:

1) Võib saata ID-kaardiga digitaalselt allkirjastud aruanne aadressile hulgiaruanne@ravimiamet.ee. 

2) Võib saata allkirjastamata aruande elektrooniliselt aadressile hulgiaruanne@ravimiamet.ee ning eraldi allkirjastatud aruande paberil Ravimiametisse aadressile Nooruse 1, 50411 Tartu. 

Paberil esitatava aruande korral võib vähendada trükitava kirja suurust ja ääriste ning veergude laiust nii palju, et aruanne jääks silmaga loetavaks. Kui ühe ravimpakendi info kajastub mitmel lehel, siis ei ole vaja lehti kokku kleepida, piisab lehekülgede nummerdamisest.

Elektrooniliselt saadetavat faili palume mitte üleliia vormindada, piisab lihtsast andmetabelist. Veergude nimetusi võib lühendada viisil, mis võimaldab üheselt kindlaks teha, millise määruses näidatud andmeveeruga on aruandes tegemist. Lahtritesse, kuhu andmeid lisada pole, võib kirjutada nulli või jätta tühjaks.

Iga aruanne peab lõppema aruande koostamise eest vastutava isiku nime, allkirja, kontaktandmete ja aruande väljastamise kuupäevaga.

Kui aruandeperioodi ajal ei ole ravimeid hangitud ega väljastatud, tuleb sellest Ravimiametile teatada kirjalikult vastava aruande esitamise tähtajaks.

Hulgimüügialase tegevuse lõpetamisel ja pärast ravimite üleandmist tuleb Ravimiametile esitada aruanne perioodi kohta, mis järgnes viimasele kvartaliaruandele.

Millised andmed tuleb aruandes esitada?

Vastavalt sotsiaalministri määruse nr 27 “Ravimite hulgimüügi tingimused ja kord” §-le 15 lg 3 peab aruanne sisaldama järgmisi andmeid iga ravimi kohta:

1. ATC kood;
2. Ravimpreparaadi nimetus;
3. Ravimvorm;
4. Toimeaine(d) ja selle (nende) sisaldus;
5. Kogus pakendis;
6. Müügiloahoidja või selle puudumisel ravimi tootja;
7. Ravimikood
8. Ravimpakendite arv laos aruandeperioodi alguses;
9. Saabunud kogused, eristades järgmisi gruppe:
    9.1. sisseveetud kogused;
    9.2. Eesti ravimite käitlejatelt ostetud ravimite kogus;
10. väljastatud kogused, eristades järgmisi gruppe:
  10.1. väljaveetud kogused;
  10.2. üldapteekidele väljastatud kogused;
  10.3. haiglaapteekidele väljastatud kogused;
  10.4. veterinaarapteekidele väljastatud kogused;
  10.5. teistele ravimite hulgimüügiettevõtetele väljastatud kogused;
  10.6. veterinaarravimite hulgimüügiettevõtetele väljastatud kogused;
  10.7. veterinaararstidele väljastatud kogused;
  10.8. teistele asutustele väljastatud kogused;
11. turult kõrvaldatud või muul põhjusel arvestusest maha kantud kogus;
12. tarnijale või tootjale tagastatud kogus;
13. kontrollanalüüsiks saadetud kogus;
14. reklaamnäidiseks antud kogus;
15. ravimpakendite arv laos aruandeperioodi lõpus;

Märkus: punktis 10 toodud gruppide korral (v.a punkt 10.1 - väljaveetud kogused) esitada lisaks iga ravimpreparaadi kohta väljastatud koguse summaarne hulgimüügi hind ilma käibemaksuta.

Kuidas aruanne vormistada?

Aruande näidis

Elektrooniline aruanne tuleb esitada MS Exceli failina, kus igale pakendile vastab üks rida ja kõik järgnevad andmed selle pakendi kohta on esitatud eraldi veergudes. Iga ravimipakend võib aruandes olla vaid ühekordselt, hulgimüüjate programmides mitmekordselt esinevad ühesugused pakendid tuleb enne aruande Ravimiametile esitamist kokku liita.

• ATC kood peab vastama ravimiregistrile või sisse- ja väljaveoloale.

• Ravimipreparaadi nimetus tuleb esitada lähtudes pakendil kirjas olevast nimest.

• Ravimvorm võib olla kirjas nii lühendina kui väljakirjutatuna. Ravimvormi kirjapilt tuleb kooskõlastada ravimiregistriga.

• Toimeaine(te) nimetus(ed) võib esitata eesti, inglise või ladina keeles. Kirja tuleb panna kõik toimeained või vähemalt viis suurema sisaldusega toimeainet.

• Toimeaine(te) sisaldus peab olema kirjas ühe ühiku kohta, st. tableti, annuse jne. Süstitavate ja suukaudsete vedelate ravimivormide puhul tuleb võimalusel kirjutada toimeaine sisaldus ühe ml kohta ja ml arv ampullis või pudelis. Ravimi tugevust võib märkida ka %, TÜ, annuse ja muu iseloomustava tunnuse abil, mis on üldiselt kasutusel.

• Kogus pakendis tuleb esitada ühikute arvuna pakendis.

• Müügiloahoidja või selle puudumisel ravimi tootja nimi tuleb kirjutada täpselt.

• Ravimikood on leitav Koodikeskusest. Ravimikood on ajas muutumatu

Märkus: Ülaltoodud punktides nimetatud andmed peavad eranditult olemas olema iga ravimpreparaadi jaoks.

• Jääk aruandlusperioodi alguses - esitada laoseis lähtudes eelmisest esitatud aruandest.

• Sisseveetud kogused - esitada aruandlusperioodi jooksul Eestisse sisseveetud ravimite kogus iga ravimpreparaadi korral.

• Eesti ravimite käitlejatelt ostetud ravimite kogus - esitada teiste ravimite hulgimüüjate või asutuste käest aruandlusperioodi jooksul ostetud ravimite kogus. Aruande lõpus ära näidata millistelt hulgimüüjatelt on ravimid ostetud, st mitte iga rea peal eraldi.

• Sisseostetud kogused - eraldi veeruna esitada kahes eelnevas punktis toodud koguste summa iga ravimpreparaadi korral.

• Väljaveetud kogused - esitada aruandlusperioodi jooksul Eestist välja viidud ravimite kogus pakendites.

• Üldapteekidele väljastatud kogused - esitada pakendite koguarvuna.

• Müük üldapteekidele rahas - eraldi veerus esitada iga ravimpreparaadi kohta üldapteekidele väljastatud koguse summaarne hulgimüügi hind (EUR).

• Haiglaapteekidele väljastatud kogused - esitada pakendite koguarvuna.

• Müük haiglaapteekidele rahas - eraldi veerus esitada iga ravimpreparaadi kohta haiglaapteekidele väljastatud koguse summaarne hulgimüügi hind (EUR).

• Veterinaarapteekidele väljastatud kogused - esitada pakendite koguarvuna.

• Müük veterinaarapteekidele rahas - eraldi veerus esitada iga ravimpreparaadi kohta veterinaarapteekidele väljastatud koguse summaarne hulgimüügi hind (EUR).

• Teistele ravimite hulgimüügiettevõtetele väljastatud kogused - esitada pakendite koguarvuna.

• Müük teistele hulgimüügiettevõtetele rahas - eraldi veerus esitada iga ravimpreparaadi kohta teistele ravimite hulgimüügiettevõtetele väljastatud koguse summaarne hulgimüügi hind (EUR).

• Veterinaarravimite hulgimüügiettevõtetele väljastatud kogused - esitada pakendite koguarvuna.

• Müük veterinaarravimite hulgimüügiettevõtetele rahas - eraldi veerus esitada iga ravimpreparaadi kohta veterinaarravimite hulgimüügiettevõtetele väljastatud koguse summaarne hulgimüügi hind (EUR).

• Veterinaararstidele väljastatud kogused - esitada pakendite koguarvuna.

• Müük veterinaararstidele rahas - eraldi veerus esitada iga ravimpreparaadi kohta veterinaararstidele väljastatud koguse summaarne hulgimüügi hind (EUR).

• Teistele asutustele väljastatud kogused -esitada pakendite koguarvuna. Selles lahtris tuleb kajastada ravimite müük nendele asutustele, mis kuuluvad vastavasse Sotsiaalministeeriumi poolt kinnitatud nimekirja või muudele asutustele, kui neil on olemas vastav Ravimiameti luba.

• Müük teistele asutustele rahas - eraldi veerus esitada iga ravimpreparaadi kohta teistele ettevõtetele väljastatud koguse summaarne hulgimüügi hind (EUR).

• Müük kokku - eraldi veerus esitada eelneva 7 punkti koguste summa. Siia hulka ei arvestata väljaveetud ravimeid, kuna need ei kajasta ravimite müüki Eestis.

• Müük kokku rahas - eraldi veerus välja tuua punktis “müük kokku” väljastatud koguse summaarne hulgimüügi hind (EUR).

• Turult kõrvaldatud või muul põhjusel arvestusest maha kantud ravimite kogus - esitada hävitamisele kuuluvate pakendite koguarv - sealhulgas aegunud, riknenud ja praakravimid.

• Tarnijale või tootjale tagastatud pakendite koguarv.

• Kontrollanalüüsiks saadetud pakendite koguarv.

• Reklaamnäidiseks antud pakendite koguarv.

• Ravimpakendite arv laos aruandeperioodi lõpus. Ravimpakendite arvu laos aruandlusperioodi lõpus saate, kui aruandlusperioodi alguses laos olevatele pakendite arvule liidate sisseostetud (“sisseostetud kogused”) pakendite arvu, lahutate välja veetud pakendite koguarvu ning lahutate kogu Eestis müüdud pakendite koguarvu (“müük kokku”). Tulemused esitada eraldi veerus iga pakendi kohta.

Iga aruanne peab lõppema aruande koostamise eest vastutava isiku nime, allkirja, kontaktandmete ja aruande väljastamise kuupäevaga.

Kes vastutab?

Kvartaliaruande õigeaegse esitamise ja aruandes esitatavate andmete õigsuse eest vastutab hulgimüügi tegevusloa omaja.

Mis juhtub aruande esitamata jätmisel?

Ravimiseaduse §105 alusel karistatakse ravimite arvestuse ja aruandluse nõuete rikkumise eest rahatrahviga kuni 300 trahviühikut. Sama teo eest, kui selle on toime pannud juriidiline isik, karistatakse rahatrahviga kuni 32 000 eurot.

Täiendav informatsioon aruande täitmise ja saatmise kohta

Aruande täitmisel ja edastamisel tekkivate küsimuste korral palun võtta ühendust Ravimiameti statistika bürooga e-posti aadressil hulgiaruanne@ravimiamet.ee või telefonil 737 4140.


Ravimiamet Nooruse 1, 50411 Tartu | Tel: 737 41 40 | Faks: 737 41 42 | info@ravimiamet.ee | Asukoha kaart