Vastavalt sotsiaalministri 17.02.2005 a. määruse nr 27 “Ravimite hulgimüügi tingimused ja kord [2]” § 15 lg 1 peab hulgimüügi tegevusloa omaja esitama Ravimiametile kõigi oma hulgimüügiettevõtete koondaruande eelneva ajaperioodi jooksul hangitud, väljastatud ja laos olevate ravimite kohta. Ka juhul, kui aruandeperioodi ajal ravimite käitlemist ei toimunud, tuleb esitada vastav allkirjastatud kinnitus Ravimiametile.

Ravimite käitlemist kajastav aruanne või teade selle tegevuse puudumise kohta esitatakse neli korda aastas:
I kvartali aruanne 15. aprilliks (aruandlusperiood 1. jaanuar – 31. märts);
II kvartali aruanne 15. juuliks (aruandlusperiood 1. aprill – 30. juuni);
III kvartali aruanne 15. oktoobriks (aruandlusperiood 1. juuli – 30. september);
IV kvartali aruanne 15. jaanuariks (aruandlusperiood 1. oktoober – 31. detsember).

(Sotsiaalministri määrus nr 27 “Ravimite hulgimüügi tingimused ja kord [2]” § 15 lg 2).

Aruande esitamiseks on kaks võimalust:

1. Esitada ja digitaalselt allkirjastada aruanne läbi Ravimiameti kliendiportaali [3].

2. Saata ID-kaardiga digitaalselt allkirjastatud aruanne e-posti aadressile hulgiaruanne@ravimiamet.ee [4].

Kui puudub digitaalse allkirjastamise võimalus, siis kliendiportaali kaudu aruannet esitades piisab, kui prindite välja ja allkirjastate kinnituslehe aruande esitamise kohta. Kui olete aruande esitamiseks kasutanud e-posti aadressi, siis on vajalik välja printida terve aruanne ja see allkirjastada. Paberkandjal allkirjastatud dokument postitage Ravimiametisse (Nooruse 1, 50411 Tartu).

Kui aruandeperioodi ajal ei ole Teie ettevõte ravimeid käidelnud?

Siis tuleb sellest Ravimiametile teada anda vastava perioodi aruande esitamise tähtajaks. Teade võib olla koostatud vabas vormis, kuid peab olema üheselt mõistetav ja allkirjastatud. Teate esitamiseks kasutage samu kanaleid, mida aruande esitamiseks.

Kui ettevõte on oma tegevuse lõpetanud?

Hulgimüügialase tegevuse lõpetamisel ja pärast ravimite üleandmist tuleb Ravimiametile esitada aruanne perioodi kohta, mis järgnes viimasele kvartaliaruandele.

Millised andmed tuleb aruandes esitada?

Aruanne on pakendipõhine ning andmed, mis iga ravimi kohta peavad esitatud olema, sätestab  sotsiaalministri määruse nr 27 “Ravimite hulgimüügi tingimused ja kord [2]” § 15 lg 3 ja lg 4. Need on:

1. ATC kood;
2. ravimpreparaadi nimetus;
3. ravimvorm;
4. toimeaine(d) - kirja tuleb panna kõik toimeained;
5. toimeaine(te) sisaldus(ed) - ühe ühiku kohta, st tableti, annuse jne. Süstitavate ja suukaudsete vedelate ravimivormide puhul tuleb võimalusel kirjutada toimeaine sisaldus ühe ml kohta ja ml arv ampullis või pudelis;
6. kogus pakendis - tuleb esitada ühikute arvuna pakendis;
7. müügiloahoidja või selle puudumisel ravimi tootja nimi;
8. pakendikood - leitav Ravimiregistrist [5]. Pakendikood on ajas muutumatu;

Märkus: Ülaltoodud punktides nimetatud andmed peavad olema kooskõlas Ravimiregistri [5] infoga.

9. ravimipakendite arv laos aruandeperioodi alguses - kui ilmnevad erisused eelmise kvartali lao lõppseisuga, siis teavitada sellest aruande esitamisel Ravimiametit;
10. saabunud kogused - eraldi veeruna esitada punktis 10.a. ja 10.b. toodud koguste summa pakendite arvuna iga ravimpreparaadi kohta;
    1. sisseveetud kogused - aruandeperioodi jooksul Eestisse imporditud pakendite arv iga ravimpreparaadi kohta;
    2. Eesti ravimite käitlejatelt ostetud kogused - aruandeperioodi jooksul teiste ravimite hulgimüüjate või asutuste käest ostetud pakendite arv iga ravimpreparaadi kohta. Aruande lõpus ära näidata millistelt hulgimüüjatelt on ravimid ostetud, st mitte iga rea peal eraldi;
11. väljastatud kogused pakendite arvu ja summaarse hulgimüügi hinnana (ilma käibemaksuta, eurodes) iga ravimpreparaadi kohta, eristades järgmisi gruppe:
    1. Eestist väljaveetud kogused ja väljaveetud kogused rahas;
    2. üldapteekidele väljastatud kogused ja müük üldapteekidele rahas;
    3. haiglaapteekidele väljastatud kogused ja müük haiglaapteekidele rahas;
    4. veterinaarapteekidele väljastatud kogused ja müük veterinaarapteekidele rahas;
    5. teistele ravimite hulgimüügiettevõtetele väljastatud kogused ja müük teistele ravimite hulgimüügiettevõtetele rahas;
    6. veterinaarravimite hulgimüügiettevõtetele väljastatud kogused ja müük veterinaarravimite hulgimüügiettevõtetele rahas;
    7. veterinaararstidele väljastatud kogused ja müük veterinaararstidele rahas;
    8. teistele asutustele väljastatud kogused ja müük teistele asutustele rahas. Teised asutused - hoolekande asutused, kiirabi, riigi- ja teadusasutused, kellel on õigus hulgimüüjatelt otse ravimeid osta.
12. turult kõrvaldatud või muul põhjusel arvestusest maha kantud kogused pakendite arvuna iga ravimpreparaadi kohta (hävitamisele kuuluvad, aegunud, riknenud ja defektsed ravimid);
13. tarnijale või tootjale tagastatud kogused - pakendite arvuna iga ravimpreparaadi kohta;
14. kontrollanalüüsiks saadetud kogused - pakendite arvuna iga ravimpreparaadi kohta;
15. reklaamnäidiseks antud kogused - pakendite arvuna iga ravimpreparaadi kohta; 
16. ravimipakendite arv laos aruandeperioodi lõpus - pakendite arvuna iga ravimpreparaadi kohta;
17. müük kokku - esitada punktis 11 nimetatud koguste summa pakendite arvuna iga ravimpreparaadi kohta. Siia hulka tuleb arvestata ka Eestist väljaveetud ravimid;
18. müük kokku rahas - esitada eelmises punktis nimetatud  summaarsele kogusele vastav summaarne hulgimüügi hind (eurodes) iga ravimpreparaadi kohta.

Aruande lõpus on info aruande koostamise eest vastutava isiku nime, kontaktandmete ja aruande väljastamise kuupäevaga.

Kuidas aruanne vormistada?

Aruande näidis (Excel) [6]

Elektrooniline aruanne tuleb esitada MS Exceli failina, kus igale pakendile vastab üks rida ja kõik järgnevad andmed selle pakendi kohta on esitatud eraldi veergudes. Iga ravimipakend võib aruandes olla vaid ühekordselt, hulgimüüjate programmides mitmekordselt esinevad ühesugused pakendid tuleb enne aruande esitamist Ravimiametile kokku liita.

Aruannet palume liigselt mitte vormindada, piisab lihtsast andmetabelist. Veergude nimetusi võib lühendada viisil, mis võimaldab üheselt kindlaks teha, millise määruses nimetatud andmeveeruga on aruandes tegemist. Lahtrid, kuhu andmeid lisada pole, võib jätta tühjaks.

Kes vastutab?

Kvartaliaruande õigeaegse esitamise ja aruandes esitatavate andmete õigsuse eest vastutab ravimite hulgimüügi tegevusloa omaja.

Mis juhtub aruande/teate esitamata jätmise korral?

Aruande/teate esitamata jätmise korral teeb Ravimiamet vastavalt asendustäitmise ja sunniraha seaduse § 7 lõikele 1 kirjaliku hoiatuse.

Kui ettekirjutust ei täideta hoiatuses määratud tähtaja jooksul, võib Ravimiamet rakendada asendustäitmise ja sunniraha seaduses sätestatud korras asendustäitmist ja sunniraha tulenevalt korrakaitseseaduse § 28 lõigetest 1 ja 2 ning ravimiseaduse § 102. Sunniraha ülemmäär on ravimiseaduse § 102 kohaselt 9600 eurot. Kui ettekirjutuse täitmine asendustäitmise ja sunniraha seaduses sätestatud vahenditega ei ole võimalik või ei anna tulemusi ning ettekirjutuse täitmist on võimalik saavutada vahetu sunniga, võib ettekirjutuse täitmiseks seaduses sätestatud alustel ja korras kohaldada vahetut sundi.

Täiendav informatsioon aruande koostamise ja saatmise kohta

Tekkivate küsimuste korral võtke ühendust Ravimiameti statistika bürooga e-posti aadressil hulgiaruanne@ravimiamet.ee [4] või telefonil 737 4140.

Mida Ravimiameti statistika büroo esitatud aruannetega teeb?

Ravimiameti statistika büroo kontrollib aruandes esitatud andmeid, sisestab need oma andmebaasi ning 1 kuu jooksul pärast aruannete laekumist valmib kokkuvõte kvartali ravimistatistikast, mis avaldatakse Ravimiameti veebilehel. Iga aasta kohta koostatakse ja avaldatakse ravimituru ülevaade.

Rohkem infot: ravimite kasutamise statistika [7].